Sinds de invoering van de ‘Check in and out at work’ (CIAO)-regeling is aanwezigheidsregistratie in België niet langer enkel een kwestie van goed personeelsbeheer, maar ook van wettelijke naleving. In verschillende sectoren zijn werkgevers verplicht om hun werknemers elektronisch aan te melden bij het begin en einde van elke werkdag. Deze maatregel, ontwikkeld door de federale overheid, moet bijdragen aan meer transparantie en eerlijke concurrentie op de arbeidsmarkt.
Waarom werkurenregistratie steeds belangrijker wordt
Via deze wetgeving wil de Belgische overheid zwart werken en sociale fraude tegegngaan. Door het registreren van de werktijden en wanneer en waar een werknemers aan het werk is, is er een duidelijker beeld van de werkelijke gewerkte uren. Dit helpt daarnaast de inspectiediensten om sneller in te grijpen bij overtredingen of onregelmatigheden.
Voor werkgevers betekent dit een grotere administratieve verantwoordelijkheid. Bedrijven moeten kunnen aantonen dat de aanwezigheidsregistratie correct en volledig gebeurt, ongeacht of het personeel vast, tijdelijk of onderaanneming betreft.
Een digitale prikklok kan hierbij een belangrijke rol spelen. Een prikklok automatiseert het registreren van in- en uitkloktijden. De werkuren worden digitaal en veilig opgeslagen en verwerkt. Daarnaast verkleint dit het risico op fouten die kunnen leiden tot sancties bij controle.
Voor wie geldt de CIAO-verplichting?
De verplichting tot aanwezigheidsregistratie geldt niet voor alle sectoren, maar voornamelijk voor risicogebieden waar zwartwerk vaker voorkomt. Aanvankelijk gold de maatregel alleen voor de bouwsector, maar de regelgeving is intussen uitgebreid naar onder meer de schoonmaak, bewakingsdiensten en vleessector.
Volgens de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) moeten werkgevers in deze sectoren ervoor zorgen dat alle werknemers, inclusief zelfstandigen en uitzendkrachten, zich aanmelden via het CIAO-platform. Dat kan via de RSZ-webtoepassing of via een erkende urenregistratie software oplossing die de gegevens automatisch kan doorsturen.
Belangrijk is dat de registratie gebeurt vóór de effectieve aanvang van de werkzaamheden. Bij een eventuele controle moet de werkgever op elk moment kunnen aantonen dat alle aanwezige personen correct zijn ingeschreven in het urenregistratie systeem.
De voordelen van digitale tijdsregistratie
Hoewel de wetgeving extra verplichtingen met zich meebrengt, biedt het ook kansen om bepaalde interne processen te verbeteren. Werkurenregistratie is nuttig voor inspecties, maar ook voor efficiëntie, personeelsplanning en loonadministratie.
Met een digitaal inkloksysteem kun je werktijden real-time inzien en overuren correct registreren. Daarnaast is het eenvoudig om rapporten te maken die voor zowel de boekhouding en inspecties handig kunnen zijn. Voor sectoren met wisselende roosters – zoals schoonmaak, bouw of horeca – betekent dit echt een vereenvoudiging van de administratie.
Door deze data slim te gebruiken, kunnen bedrijven ook beter inspelen op productiviteit en personeelsinzet. Zo krijgt werkurenregistratie een dubbele waarde: juridisch én operationeel.
Controle en sancties
De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) en de RSZ voeren geregeld controles uit op de naleving van de aanwezigheidsregistratie. Bij tekortkomingen kunnen boetes worden opgelegd. Afhankelijk van de ernst van de overtreding gaat het om administratieve sancties of strafrechtelijke vervolging, met bedragen die kunnen oplopen tot duizenden euro’s per vastgestelde inbreuk.
Daarom raden arbeidsjuristen en werkgeversorganisaties aan om de aanwezigheidsregistratie niet handmatig, maar digitaal te organiseren. Op die manier wordt het risico op ontbrekende of foutieve registraties tot een minimum beperkt.
Een blik op de toekomst
De verwachting is dat de CIAO-regeling de komende jaren verder zal worden uitgebreid naar andere sectoren. Digitalisering en automatisering zullen daarin een belangrijke rol spelen. Moderne tools zoals elektronische prikklokken, mobiele registratiesystemen en API-koppelingen met de RSZ zorgen dat de administratieve last beperkt blijft en dat werkgevers altijd over correcte, actuele data beschikken.
Voor veel bedrijven vormt dit de volgende stap in hun personeelsbeheer: niet langer enkel registreren om te voldoen aan wetgeving, maar de data gebruiken om inzicht te krijgen in werktijd, efficiëntie en personeelsplanning.
Kies een betrouwbaar systeem
Werkurenregistratie in België is geëvolueerd van een administratieve taak naar een wettelijke noodzaak. De ‘Check in and out at work’-regeling verplicht werkgevers tot nauwkeurige aanwezigheidsregistratie, maar biedt tegelijk kansen om personeelsbeheer te moderniseren.
Wanneer je kiest voor een betrouwbaar systeem dat automatisch registreert en koppelt met de RSZ, voorkom je niet alleen boetes, maar je wind ook tijd en overzicht. De prikklok wordt daarmee een middel dat verder reikt dan naleving.
