Weet je nog dat je vroeger je facturen uitprintte, in een envelop stak, een postzegel likte (bah) en het op hoop van zegen verstuurde? Ja, dat is nu dus volledig oldschool. De digitale snelweg raast voort, en daar rijdt een nieuw type factuur vrolijk mee: de peppol factuur. Geen idee wat dat is? Geen paniek. In dit artikel leggen we het helemaal uit, op een luchtige en begrijpelijke manier. Geen vakjargon, wel heldere taal. En misschien zelfs een glimlach terwijl je leest. Dus trek je boekhoudbril recht en laten we erin duiken.

Wat is peppol precies en wat doet het met je facturen?

Peppol klinkt als iets dat je op je boterham smeert, maar het is eigenlijk een afkorting. Het staat voor Pan-European Public Procurement Online. Klinkt chic, hè? Wat het betekent: een soort internationale digitale snelweg waar facturen netjes, veilig en supersnel overheen razen van jouw systeem naar dat van je klant of overheid. Geen omwegen, geen spamfilters, gewoon recht op doel.

Het bijzondere aan een peppol factuur is dat die niet via e-mail of post gaat. Nope, hij wordt direct van jouw boekhoudprogramma naar dat van je klant verstuurd via het peppol-netwerk. Alsof je je factuur een eigen privé-treinticket geeft, inclusief comfortabele zitplaats en zonder vertraging.

Waarom is dat handig? Nou, het voorkomt fouten, fraude, en eindeloos heen-en-weer gemail. De overheid is er al gek op en steeds meer bedrijven volgen. Het is een beetje alsof je je administratie naar de sportschool stuurt: fitter, sneller, en veel efficiënter. En geloof me, daar wordt iedereen blij van.

Waarom peppol steeds belangrijker wordt voor ondernemers

Oké, laten we even eerlijk zijn. De meeste ondernemers zijn geen fan van administratie. Maar als het dan toch moet, laten we het dan tenminste slim aanpakken. Peppol wordt steeds meer de norm, zeker als je zaken doet met overheden. In sommige landen is het zelfs al verplicht om via peppol te factureren.

En daar stopt het niet. Grote bedrijven vinden het ook wel lekker dat ze geen rommelige PDF’s meer hoeven op te slaan of te ontcijferen. Alles komt netjes binnen in hun systeem, klaar om verwerkt te worden. Jij blij, zij blij. Bonuspunten als je boekhouder niet hoeft te vloeken bij het openen van je bestanden.

Daar komt bij: als je nu alvast overstapt op peppol, ben je je concurrenten gewoon een stap voor. En zeg nou zelf, wie wil er nou achter de feiten aanhobbelen als je ook gewoon op een digitale raket kunt stappen richting de toekomst van facturatie?

Hoe werkt het in de praktijk: geen hocus pocus, gewoon doen

Stel je voor: je tikt een factuur in je vertrouwde boekhoudtool, drukt op “verzenden” en… poef, hij staat rechtstreeks in het systeem van je klant. Geen PDF, geen mailtje, geen gedoe. Dit is dus het fijne aan het werken met peppol: jij hoeft eigenlijk niks geks te doen. Je boekhoudprogramma regelt het.

Je moet alleen een keer registreren bij een zogeheten peppol access point. Denk aan een soort digitale douane die controleert of jij netjes en correct de grens over mag met je factuur. Een beetje administratie, maar daarna loopt het gesmeerd als een wokpan met kokosolie.

De meeste grote boekhoudpakketten zoals Exact, Teamleader en Yuki bieden al integraties met peppol. Soms zit het er standaard in, soms moet je het even aanzetten. Maar als het eenmaal draait, wil je niet meer terug. Het is een beetje alsof je van een brakke scooter overstapt op een elektrische fiets met turbo.

Voor wie is peppol geschikt en hoe begin je ermee?

Je denkt nu misschien: leuk, maar is dit alleen iets voor grote bedrijven met vijf verdiepingen en een eigen IT-afdeling? Nope. Peppol is juist bedoeld voor iedereen die professioneel facturen wil versturen, of je nou eenmanszaak bent of een middenbedrijf met een koffiemachine die tegen je praat.

Beginnen is niet moeilijk. Je kiest een boekhoudtool die peppol ondersteunt (veel populaire tools doen dat al), je registreert je bedrijf eenmalig in het netwerk, en klaar is kees. Vanaf dan kunnen jouw facturen een digitale snelweg nemen in plaats van een slakkenspoor.

Als je slim bent, combineer je dit ook nog met e-facturatie via UBL. Dan wordt je boekhouding ineens een stuk overzichtelijker én leuker. Nou ja, zo leuk als cijfers ooit gaan worden. Maar hey, als jij aan het eind van de maand minder loopt te stressen over openstaande facturen, dan is dat toch pure winst?